POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE – AB-DISTRIBUTION.RO

Ultima actualizare: 26 august 2026

1. Cine prelucrează datele personale

Operatorul datelor cu caracter personal prelucrate prin intermediul site-ului www.ab-distribution.ro, denumit în continuare „Site-ul”, este S.C. ATLAS BEAUTY DISTRIBUTION S.R.L., cu sediul în Int. Smirdan nr. 2, Bragadiru, județul Ilfov, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J23/7422/2021, având CUI RO45276856, denumită în continuare „AB Distribution”, „Operatorul” sau „noi”.

Date de contact pentru probleme privind protecția datelor:

• e-mail: contact@ab-distribution.ro;
• telefon: 0787 223 222.

Prezenta Politică explică ce date cu caracter personal colectăm, în ce scopuri și în baza căror temeiuri le folosim, cui le putem transmite, cât timp le păstrăm și ce drepturi au persoanele vizate.

Politica se aplică vizitatorilor Site-ului, persoanelor care solicită sau administrează un cont profesional, reprezentanților și persoanelor de contact ale clienților ori potențialilor clienți, persoanelor care plasează sau gestionează comenzi, solicitanților de oferte, persoanelor interesate de o colaborare ca agent, precum și celor care comunică cu AB Distribution prin e-mail, telefon sau WhatsApp.

2. Ce sunt datele cu caracter personal

Datele cu caracter personal sunt informații referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă.

Deși Site-ul este destinat relațiilor B2B, anumite informații profesionale reprezintă în continuare date personale, precum numele și prenumele reprezentantului unei firme, numărul său de telefon, adresa profesională de e-mail, semnătura, funcția sau mesajele transmise.

Datele referitoare exclusiv la o persoană juridică nu sunt, în principiu, date cu caracter personal. Totuși, datele unei persoane fizice autorizate, întreprinderi individuale sau ale unei entități a cărei denumire ori date permit identificarea unei persoane fizice pot intra în sfera protecției datelor.

3. De unde obținem datele

În principal, obținem datele direct de la persoana vizată atunci când aceasta:

• solicită deschiderea unui cont profesional;
• completează sau actualizează datele contului;
• plasează ori gestionează o comandă;
• solicită o ofertă;
• completează formularul „Vreau să fiu agent”;
• ne contactează prin e-mail, telefon sau WhatsApp;
• formulează o solicitare, reclamație sau cerere de retur;
• își exprimă acordul pentru comunicări comerciale.

Putem primi date și de la compania pe care persoana o reprezintă, de la alți reprezentanți ai Clientului, de la curieri, bănci, furnizori implicați în executarea unei comenzi sau din registre și surse publice folosite pentru verificarea informațiilor profesionale.

Dacă ne transmiteți datele unei alte persoane, trebuie să vă asigurați că aveți dreptul să faceți acest lucru și că persoana respectivă a fost informată despre transmiterea datelor către AB Distribution.

4. Ce date prelucrăm și în ce scopuri

Prelucrăm numai datele necesare scopurilor descrise mai jos.

4.1. Crearea, verificarea și administrarea contului profesional

Putem prelucra:

• numele și prenumele persoanei de contact;
• adresa de e-mail și numărul de telefon;
• denumirea companiei, CUI-ul și calitatea profesională;
• datele de autentificare și informațiile privind securitatea contului;
• istoricul autentificărilor și al operațiunilor efectuate prin cont.

Scopurile sunt verificarea caracterului profesional al solicitării, activarea și administrarea contului, autentificarea, gestionarea accesului la oferta B2B, prevenirea utilizării neautorizate și asigurarea securității platformei.

Temeiurile juridice sunt efectuarea demersurilor necesare înaintea încheierii unui contract și executarea contractului, atunci când persoana vizată este ea însăși Clientul, precum și interesul nostru legitim de a administra relația cu persoana juridică reprezentată, de a verifica eligibilitatea B2B și de a proteja Site-ul și conturile.

4.2. Prelucrarea comenzilor și executarea contractelor

Putem prelucra:

• datele de identificare și contact ale persoanei care plasează sau gestionează comanda;
• datele companiei și datele de facturare;
• adresa și datele de contact necesare livrării;
• produsele, cantitățile, valorile și istoricul comenzilor;
• mesajele și instrucțiunile transmise odată cu comanda;
• informații privind plata, factura proformă, factura fiscală și starea încasării;
• informațiile necesare emiterii și urmăririi AWB-ului;
• corespondența privind modificarea, anularea, livrarea, reclamațiile și retururile.

Folosim aceste date pentru verificarea și acceptarea comenzilor, emiterea documentelor comerciale și fiscale, încasarea sumelor datorate, pregătirea și livrarea produselor, soluționarea solicitărilor și reclamațiilor, precum și pentru păstrarea evidențelor contractuale.

Temeiurile juridice sunt efectuarea demersurilor precontractuale, executarea contractului, îndeplinirea obligațiilor legale fiscale și contabile și interesul nostru legitim de a organiza, proba și apăra relațiile comerciale.

4.3. Plata și facturarea

În funcție de metoda de plată aleasă, putem prelucra informații privind plata prin ordin de plată sau ramburs, inclusiv numele plătitorului, contul din care provine plata atunci când apare în documentele bancare, valoarea, data și starea plății.

Nu colectăm prin Site datele cardului folosit pentru plata ramburs la curier. Plata cu cardul la livrare este realizată prin mijloacele puse la dispoziție de GLS, potrivit regulilor aplicabile serviciilor curierului.

Datele sunt folosite pentru identificarea plăților, reconcilierea contabilă, emiterea și transmiterea documentelor fiscale și îndeplinirea obligațiilor legale.

4.4. Livrarea prin GLS sau prin transportatorul Clientului

Pentru livrare putem transmite curierului numele persoanei de contact, numărul de telefon, adresa de livrare, datele necesare AWB-ului, valoarea rambursului și alte informații strict necesare predării coletului.

Dacă Clientul folosește propriul transportator și ne transmite un AWB, prelucrăm datele din acesta și informațiile necesare predării comenzii.

Temeiurile juridice sunt executarea contractului și interesul legitim al părților de a organiza livrarea către reprezentantul Clientului.

4.5. Cereri de ofertă, contact și suport

Prin formularul „Cerere ofertă” sau prin comunicările directe putem prelucra numele și prenumele, e-mailul, numărul de telefon, localitatea, brandurile de interes, statutul profesional și conținutul mesajului.

Folosim datele pentru a răspunde solicitării, a pregăti o ofertă, a continua discuțiile comerciale și a păstra evidența comunicărilor.

Temeiurile juridice sunt demersurile efectuate la cererea persoanei înaintea încheierii unui contract și interesul nostru legitim de a răspunde solicitărilor adresate AB Distribution.

4.6. Formularul „Vreau să fiu agent”

Putem prelucra numele și prenumele, e-mailul, numărul de telefon, localitatea, statutul, informațiile privind experiența în vânzări și în domeniul produselor cosmetice, precum și alte informații furnizate voluntar.

Datele sunt folosite pentru analizarea solicitării, contactarea persoanei și evaluarea posibilității unei colaborări.

Temeiul juridic este efectuarea demersurilor la cererea persoanei în vederea unei posibile relații contractuale. Dacă dorim să păstrăm candidatura pentru alte oportunități după încheierea procesului inițial, vom solicita acordul persoanei atunci când acest lucru este necesar.

Vă rugăm să nu transmiteți prin acest formular date sensibile sau informații care nu sunt necesare evaluării colaborării.

4.7. Comunicările prin WhatsApp

Folosim WhatsApp pentru discuții privind deschiderea și administrarea contului, solicitări de ofertă, produse, comenzi, plăți, livrări, reclamații, retururi și suport.

Pentru aceste comunicări putem prelucra numărul de telefon, numele și fotografia de profil vizibilă, conținutul mesajelor, fișierele transmise și informațiile tehnice puse la dispoziție de serviciu.

Atunci când comunicarea este necesară pentru o solicitare sau comandă, temeiurile sunt demersurile precontractuale, executarea contractului și interesul legitim de a oferi suport și de a păstra dovada discuțiilor comerciale.

WhatsApp este un serviciu furnizat de o companie din grupul Meta. Utilizarea sa este supusă și condițiilor și politicilor proprii ale furnizorului.

4.8. Comunicări comerciale prin WhatsApp și eventuale newslettere

AB Distribution poate transmite, cu acordul persoanei, mesaje privind produse, oferte, promoții, noutăți sau alte comunicări comerciale prin WhatsApp.

La data prezentei Politici nu este activ un newsletter recurent prin e-mail. Dacă va fi introdus în viitor, acesta va fi transmis numai persoanelor care au ales în mod expres să se aboneze.

Pentru comunicările comerciale bazate pe consimțământ, acordul:

• este opțional și nu reprezintă o condiție pentru deschiderea contului sau plasarea unei comenzi;
• trebuie exprimat printr-o acțiune clară și nu va fi presupus din lipsa unui răspuns;
• poate fi retras oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării realizate anterior retragerii.

Persoana poate opri mesajele promoționale WhatsApp răspunzând cu „STOP” sau transmițând solicitarea la contact@ab-distribution.ro. Pentru un eventual newsletter, fiecare mesaj va include o modalitate de dezabonare.

Retragerea acordului pentru marketing nu împiedică transmiterea mesajelor necesare administrării contului, executării unei comenzi, livrării, facturării sau soluționării unei solicitări.

Temeiul juridic este consimțământul persoanei vizate, în conformitate cu art. 6 alin. (1) lit. a) din Regulamentul (UE) 2016/679 și cu regulile aplicabile comunicărilor comerciale electronice.

4.9. Securitatea Site-ului și prevenirea fraudelor

Putem prelucra adresa IP, informații despre dispozitiv și browser, data și ora accesului, jurnale tehnice, acțiuni efectuate în cont și informații privind erorile sau tentativele de acces neautorizat.

Scopurile sunt funcționarea și securizarea Site-ului, prevenirea fraudelor, diagnosticarea problemelor tehnice, protejarea conturilor și apărarea drepturilor noastre.

Temeiul juridic este interesul nostru legitim de a administra în siguranță infrastructura și relațiile comerciale.

4.10. Conținut încorporat și servicii terțe

Site-ul poate include conținut furnizat de terți, precum materiale video Vimeo. Atunci când un astfel de conținut este încărcat, furnizorul poate primi date tehnice precum adresa IP, informații despre dispozitiv, pagina accesată și interacțiunea cu materialul.

În măsura în care serviciul folosește tehnologii neesențiale de stocare sau urmărire, acestea vor face obiectul opțiunilor exprimate prin mecanismul de gestionare a cookie-urilor. Informații suplimentare sunt prezentate în Politica de cookies și în politica furnizorului respectiv.

5. Date obligatorii și date opționale

Datele marcate ca obligatorii în formularele de cont și comandă sunt necesare pentru verificarea calității profesionale, încheierea și executarea contractului, facturare și livrare. Dacă acestea nu sunt furnizate, este posibil să nu putem activa contul, accepta sau livra comanda.

Datele folosite pentru comunicări comerciale și informațiile suplimentare furnizate voluntar sunt opționale. Refuzul ori retragerea consimțământului pentru marketing nu afectează accesul la serviciile și comenzile AB Distribution.

6. Cui putem transmite datele

În funcție de scop și numai în măsura necesară, datele pot fi accesate sau primite de:

• angajații și colaboratorii autorizați ai AB Distribution;
• furnizorii de găzduire, mentenanță, securitate și servicii IT;
• furnizorii serviciilor de e-mail și comunicații;
• GLS sau transportatorul desemnat de Client;
• furnizorii de servicii bancare și de plată;
• furnizorii de contabilitate, audit și consultanță fiscală;
• avocați, consultanți și furnizori de servicii pentru apărarea ori recuperarea drepturilor;
• furnizorul WhatsApp și, dacă va fi cazul, furnizorul platformei de newsletter;
• furnizorii conținutului încorporat, precum Vimeo, atunci când conținutul este încărcat;
• autorități fiscale, instanțe, organe de control și alte autorități publice, atunci când transmiterea este impusă de lege;
• alte persoane cărora transmiterea le este necesară, autorizată de persoana vizată sau permisă de lege.

Furnizorii care prelucrează date în numele nostru primesc numai datele necesare serviciilor contractate și trebuie să respecte obligații privind confidențialitatea, securitatea și protecția datelor.

AB Distribution nu vinde și nu închiriază datele personale.

7. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Unii furnizori de servicii digitale, inclusiv cei care fac parte din grupurile Meta sau Vimeo, pot prelucra ori permite accesarea datelor din țări aflate în afara Spațiului Economic European.

Atunci când un asemenea transfer are loc, acesta trebuie să se bazeze pe un mecanism recunoscut de Regulamentul (UE) 2016/679, precum o decizie de adecvare, clauze contractuale standard sau o altă garanție legală aplicabilă. Informații privind garanțiile relevante pot fi solicitate la contact@ab-distribution.ro.

8. Cât timp păstrăm datele

Păstrăm datele numai atât timp cât este necesar pentru scopurile în care au fost colectate și pentru respectarea obligațiilor legale.

În mod obișnuit, aplicăm următoarele perioade sau criterii:

• datele contului: pe durata menținerii contului și, de regulă, maximum 3 ani după închiderea contului sau ultima interacțiune comercială, dacă nu există obligații ori litigii care justifică păstrarea mai îndelungată;
• comenzile, facturile și documentele financiar-contabile: pe durata impusă de legislația fiscală și contabilă;
• cererile de ofertă fără continuarea relației: de regulă, maximum 12 luni de la ultimul răspuns;
• comunicările privind contractele, reclamațiile și retururile: pe durata soluționării și, de regulă, maximum 3 ani după finalizare, dacă o perioadă mai lungă nu este necesară pentru apărarea unui drept;
• solicitările „Vreau să fiu agent” care nu conduc la colaborare: de regulă, maximum 12 luni de la finalizarea evaluării, dacă persoana nu și-a dat acordul pentru o păstrare mai lungă;
• datele pentru marketing: până la retragerea consimțământului sau încetarea scopului; dovada consimțământului și a retragerii poate fi păstrată ulterior pentru perioada necesară demonstrării conformității și apărării drepturilor;
• jurnalele tehnice și de securitate: în mod obișnuit, maximum 12 luni, cu excepția situațiilor în care sunt necesare pentru investigarea unui incident;
• datele stocate prin cookie-uri: pentru perioadele indicate în Politica de cookies.

La expirarea perioadelor aplicabile, datele sunt șterse, anonimizate sau arhivate atunci când păstrarea lor este impusă de lege.

9. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscurilor, pentru a proteja datele împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii, modificării sau divulgării nepermise.

Accesul la date este limitat la persoanele care au nevoie de acestea pentru îndeplinirea atribuțiilor și este acordat potrivit rolurilor și responsabilităților.

Nicio metodă de transmitere sau stocare nu poate garanta securitatea absolută. În cazul unui incident de securitate, vom aplica măsurile de investigare, limitare și notificare prevăzute de lege.

10. Decizii automatizate și profilare

AB Distribution nu ia decizii care produc efecte juridice sau afectează în mod similar și semnificativ persoanele exclusiv prin mijloace automatizate.

Verificarea și aprobarea conturilor profesionale și acceptarea comenzilor implică intervenție umană.

11. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile Regulamentului (UE) 2016/679, persoana vizată poate beneficia de:

• dreptul de acces la date și la informațiile privind prelucrarea;
• dreptul la rectificarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete;
• dreptul la ștergerea datelor, atunci când condițiile legale sunt îndeplinite;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor, pentru prelucrările cărora li se aplică;
• dreptul de opoziție față de prelucrările bazate pe interes legitim;
• dreptul de opoziție în orice moment față de marketingul direct;
• dreptul de a retrage consimțământul în orice moment;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, în cazurile prevăzute de lege;
• dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere;
• dreptul de a se adresa instanțelor competente.

Aceste drepturi nu sunt absolute. De exemplu, anumite date nu pot fi șterse dacă păstrarea lor este impusă de legislația fiscală sau este necesară pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept.

12. Cum pot fi exercitate drepturile

Cererile pot fi transmise la contact@ab-distribution.ro și trebuie să descrie suficient de clar dreptul exercitat și datele la care se referă.

Pentru protejarea datelor, putem solicita informații suplimentare necesare verificării identității solicitantului. Nu vom solicita mai multe date decât sunt necesare acestei verificări.

Vom răspunde fără întârzieri nejustificate și, de regulă, în cel mult o lună de la primirea cererii. Termenul poate fi prelungit cu cel mult două luni atunci când complexitatea sau numărul cererilor justifică acest lucru, situație în care persoana va fi informată.

Exercitarea drepturilor este, în principiu, gratuită. Pentru cereri vădit nefondate sau excesive, în special din cauza caracterului lor repetitiv, putem solicita o taxă rezonabilă ori putem refuza cererea, în condițiile legii.

13. Plângeri către autoritatea de supraveghere

Dacă o persoană consideră că datele sale nu sunt prelucrate în conformitate cu legea, poate depune o plângere la:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP
Bd. G-ral Gheorghe Magheru nr. 28–30, Sector 1, București, cod poștal 010336
E-mail: anspdcp@dataprotection.ro
Site: www.dataprotection.ro

Recomandăm ca persoana să ne contacteze mai întâi la contact@ab-distribution.ro, pentru a încerca soluționarea rapidă a solicitării, fără ca acest lucru să limiteze dreptul de a se adresa autorității sau instanței.

14. Datele minorilor

Site-ul este destinat exclusiv profesioniștilor și nu este adresat minorilor. Nu colectăm cu intenție datele minorilor prin formularele de cont și comandă.

Dacă aflăm că am primit fără un temei legal date referitoare la un minor, vom lua măsuri rezonabile pentru ștergerea acestora.

15. Linkuri și servicii aparținând altor operatori

Site-ul poate conține linkuri către pagini ori servicii administrate de alte entități. Acești furnizori prelucrează date potrivit propriilor politici și pot acționa ca operatori independenți.

Prezenta Politică nu reglementează modul în care alte entități prelucrează datele în afara serviciilor controlate de AB Distribution.

16. Modificarea Politicii

Putem actualiza prezenta Politică atunci când se modifică activitățile de prelucrare, furnizorii utilizați sau cadrul legal.

Versiunea actualizată va fi publicată pe Site, împreună cu data ultimei actualizări. Dacă modificările sunt importante, putem informa persoanele vizate și prin alte mijloace adecvate.

Introducerea unui newsletter, a unor instrumente de analiză ori publicitate sau a unor noi canale de comunicare va determina actualizarea Politicii și, atunci când este necesar, solicitarea consimțământului înainte de activarea prelucrării respective.

17. Contact

Pentru întrebări, solicitări sau exercitarea drepturilor privind datele personale:

• e-mail: contact@ab-distribution.ro;
• telefon: 0787 223 222.